/ news

Konsten att administrera ett jättelångt lopp

Hur håller man löpare informerade och motiverade?

I juni varje år samlas mellan 100 och 150 sololöpare – vissa kanske skulle säga självplågare – för att springa mellan Grisslehamn och Norrtälje. Terrängloppet heter Jättelångt och mäter hela 68 kilometer längs Roslagsleden. Den senaste vinnaren i herrklassen, Daniel Nilsson, kom i mål efter fem timmar och 12 minuter och vinnaren i damklassen, Rebecka Lindberg, på tiden 6.55.

Tänk på avståndet igen.

Kan man inte Roslagens geografi motsvarar sträckan Stockholm till Södertälje – och sen tillbaka igen. Eller Malmö till Lund – och sen tillbaka igen, och sen tillbaka ännu en gång. Det är ett och ett halvt maraton. Det är

just det, jättelångt.

Tänk på tiden igen.

5 timmar och 12 minuter.
6 timmar och 55 minuter.

Att klara loppet är en bragd. Och att göra det snabbt är klart imponerande. Men det är inte den bragden vi ska titta närmre på här, utan snarare den att arrangera ett sådant här idrottsevenemang. Vi har pratat med evenemangets grundare och eldsjäl Jonas Elfort Ek som tillsammans med de andra arrangörerna plöjt ner tusentals timmar i att få loppet att fungera.

Vi vill veta hur han ser på arrangörsrollen och hur det är att administrera loppet.

Vilka är de stora arbetsuppgifterna inför Jättelångt och vad lägger man mest tid på?

Sedan några år tillbaka ingår även stafettklasser i Jättelångt. Det innebär att vi har ett rätt stort antal löpare som ska tas om hand på bästa sätt under själva dagen för loppet. Samtidigt är det den dagen som betalar tillbaka för all möda och alla våndor som passerat under övriga året. Vi verkligen älskar det!

Vi hittar sponsorer under året och skapar där goda samarbeten med partners som vi upplever tillför mycket innan och kring loppet. Mycket ska sen fungera under själva loppet – allt från logistiken kring vätskestationerna, till busstransport, tidtagning och avslutningsmiddag.

Kommunikationen med löparna är emellanåt flitig via mail och telefon – framför allt veckorna närmast loppet.

Vilka typer av människor behövs för att hålla ett sådant här arrangemang levande år efter år?

Självklart är grunden till Jättelångt alla engagerade och entusiastiska ultralöpare. Utan dem – inget lopp. Vi som utgör föreningen som driver loppet är alla ganska likasinnade. Vi älskar nerven och engagemanget under dagen och vi gillar att sätta vår vackra natur på kartan.

Nytt inför kommande år är att vi utlyst en tjänst på viss tid, med uppdraget att projektleda Jättelångt. Det gör att vi kan höja ambitionsnivån ytterligare och ge loppet en chans att växa. Vi i den ursprungliga arrangörsstaben arbetar helt ideellt och brinner för att låta överskottet gå tillbaka till lokala idrottsföreningar.

Men att skapa en betald tjänst, gärna för en lokal och ”hungrig” förmåga, känns helt i linje med vår filosofi. Att vara ett av de mest attraktiva ultraloppen kräver sin arbetsinsats.

Vilket stöd behövs, och har ni fått, av andra företag och personer i kommunen?

Vi har trogna samarbetspartners som återkommer år efter år. Det är alltid roligt med nya sponsorer, men den viktiga basen är densamma. Kommunen har funnits med genom åren i varierad grad och vi ser fram emot att ta ett tydligare grepp kring just det samarbetet redan till nästa år.

Kommunen känns som en självklar partner då vi skapar ett stort intresse för orten och den vackra Roslagsleden – både bland gästande löpare med anhöriga och bland vår ortsbefolkning.

Hur har ni skött anmälningar och hur registreras deltagarlistorna? Hur vet ni vilka som faktiskt kommer till startlinjen?

Vi har numer ett gott samarbete med VisitRoslagen som sköter bokningen. Det finns alltid utvecklingsområden och man kan alltid slipa verktygen ytterligare, men det samarbetet underlättar vårt arbete oerhört.

I regel kommer de löpare som anmält sig till start. Samtidigt är det ett långt och krävande lopp, så självklart sker alltid ett visst bortfall av löpare där hälsan inte är på topp eller en skada kommit emellan. Jättelångt är dock inte ett lopp man anmäler sig till med annat än intentionen att komma till start!

Hur håller ni kontakt med löparna före loppet, på loppdagen, efter loppet och inför nästa års Jättelångt?

Våra sociala medier är svårslagna. Jättelångt har en Facebooksida som fler än tusen personer ”gillar” och kommunikationen där går varm, framför allt i anslutning till loppet. Senast hörde vi oss för på sidan om några ville hjälpa till som funktionärer under dagen. Genast nappade ett gäng löpare och såg möjligheten att få njuta av loppet, trots att de inte kunde springa just i år. Gänget bildade snabbt en Facebookgrupp där all praktisk kommunikation skedde, innan och under loppet.

Vi mailar även information till löparna, exempelvis det slutgiltiga detaljerna kring dagen för loppet, när allt är spikat. Resultatlistan landar på Facebooksidan samma kväll som loppet är avklarat, även om fokus ligger på allt annat än själva resultatet, för den breda massan av löpare.

Har ni chans att motivera löparna i sin träning?

Jättelångt-löparna är ett aktivt gäng, per definition. Ultralöpning är en livsstil där träning och rörelse tillhör det mest självklara i vardagen. Vill man motivera på fler sätt än att sätta ett datum för nästa lopp – vilket egentligen räcker! – kan man såklart använda Facebooksidan som forum. Men det här gänget är på ett eller annat sätt ständigt på väg mot nya upplevelsemål och är väldigt tacksamma att entusiasmera.

Finns det forum eller annat där löparna kan diskutera sinsemellan – diskutera strategi, resultat eller bara hur mycket de åt på pizzerian när de kom fram?

Det får bli Facebook-sidan igen. Här diskuteras bansträckning, uppskattad överraskning längs spåret, vänliga tillrop när någon fått särskilt stöttning eller trevligt sällskap på färden. Här ser vi härliga och generösa bilder från loppet.

Här lyfts den eviga gåtan kring hur loppet kan sägas vara 68 km och samtidigt omöjligt att genomföra utan att gps:en visar på närmare 70 km..

Vad är det roligaste och det tråkigaste med att arrangera Jättelångt?

Lusten och glädjen överglänser allt annat! Självklart är det tufft många gånger att hinna med ett stort arrangemang, parallellt med heltidsjobb och livet i stort, inte minst när samarbeten med sponsorer inte landar där man hoppats. Beredskapen för att hantera sådant som inte går som det var tänkt eller i vissa fall överenskommet blir inte superstor.

När själva Jättelångt-dagen väl går mot sitt slut och har kantats av idel glada miner, tillrop och grymma prestationer är allt bara roligt! Att dessutom ha glädjen att skänka en rejäl slant till ideella eldsjälar och aktiva i någon ungdomsförening på orten blir liksom grädden på moset. Jätteroligt!

Vi på CoachHippo tackar för inblicken i hur man arrangerar ett välorganiserat idrottsarrangemang. En sak är säker: Det sköter sig inte själv! Men samtidigt vet vi att kommunikation med deltagare, anmälningar och avgifter för medverkan går att sköta på ett och samma ställe. Här hos oss!

Fredrik Burman

Fredrik Burman

Fredrik is the founder and CEO of CoachHippo, he is a big fan of automation and doesn't like doing repetitive tasks, he is also an involuntary football coach.

Read More